SPECTRUM-Produkte:

SPECTRUM-RMS

Rechnungs-Management-System

SPECTRUM-RMS      Rechnungs-Management-System

Ist ein Programm zur Unterstützung des Belegverarbeitungs-Prozesses beim Mandanten, d.h. bei mittelständischen Unternehmen.

RMS fördert den arbeitsteiligen Finanzbuchhaltungs-Prozess zwischen Steuerberater und Mandant und sorgt dafür, dass die GoBD eingehalten wird.

 

GoBD:

Die GoBD der Finanzbehörden (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle mit Belegcharakter wie Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen „unveränderbar erfasst“ werden müssen. Das wesentlich Neue in den GoBD ist, dass von den Finanzämtern jetzt zeitliche Vorgaben gemacht werden und danach sind nur Grund(buch)- Aufzeichnungen innerhalb von 8 Tagen unbedenklich - d.h. ein Betriebsprüfer könnte ggfs. eine komplette Buchhaltung verwerfen oder Zuschätzungen machen, wenn solche Grund(buch)- Aufzeichnungen nicht kontinuierlich fristgerecht erfolgen. Hierbei hilft SPECTRUM-RMS, denn der Betrieb scannt einfach alle Belege und das System sorgt dafür, dass eine nachvollziehbare, indizierte, eindeutige Belegarchivierung erfolgt ..... aber RMS hilft vor allem dem Betrieb:

Vorteile von SPECTRUM-RMS für Unternehmer:

  • tagesaktueller Überblick über alle Außenstände
  • tagesaktueller Überblick über alle Verbindlichkeiten
  • permanenter Überblick über die Unternehmen-Liquiditätssituation
  • jeder Beleg ist jederzeit sofort digital verfügbar
  • RMS ist automatisch ein Organisations- und Archivierungs-System
  • die Bearbeitungszeiten werden minimiert - Sie haben mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
  • Ihr Steuerberater und Sie haben immer den gleichen Beleg- und Informationsstand
  • betriebswirtschaftliche Auswertungen sind innerhalb kürzester Zeit verfügbar
  • mit SPECTRUM-RMS haben Sie die kaufmännische Verwaltung jederzeit im Griff

 

 

 

 

 

Kaufmännische Software-Lösung für Mandanten:

  • digitale Belegverarbeitung von Scans & eRechnungen via E-Mail
  • integriertes Electronic-Banking-Programm
  • OCR-Technik erkennt Belegdaten und „füllt" automatisch Überweisungsträger aus
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs, generierte Zahlungsvorschlagsliste
  • Forderungsmanagement, OP-Verwaltung & Mahnwesen
  • Schnittstelle zu Warenwirtschaftssystemen
  • optional: kostenloses Fakturiersystem enthalten
  • leistungsfähige Barbelegverarbeitung
  • erstellen und verarbeiten von ZUGFeRD-Rechnungen
  • Belegarchuv und intelligente Belegsuche
  • Cash-Flow-Planung
  • „Just-in-Time"-Datenübertragung zum Steuerberater
  • die vorkontierten Belegdaten können dann z.B. direkt in DATEV-Rechnungswesen eingelesen werden

Funktionsweise:

Alle Eingangsrechnungen von Lieferanten z.B., die man ja irgendwie einmal bezahlen muss (und das geschieht heute oft noch durch das Abtippen von Rechnungsdaten in ein eBanking-Programm), steckt man bei RMS einfach in einen Scanner und eine intelligente, selbstlernende OCR-Software (Texterkennungs-Software) füllt am Bildschirm zur Vorbereitung eines späteren Zahlungsvorgangs einen Überweisungsträger aus. Beim ersten Mal ist die Erkennungsquote vielleicht noch nicht ganz optimal, dann „lernt“ das RMS-Programm aber, und kommt von einem Lieferanten die dritte, vierte Eingangsrechnung, erkennt das Programm schon fast alle wesentlichen Positionen.
 

Aus diesen Daten erstellt SPECTRUM-RMS dann eine Zahlungs-Vorschlagsliste und unter Ausnutzung von hinterlegten Skonto-Vereinbarungen und dem immer aktuellen Cash-Flow (denn alle Bankdaten stehen durch ein integriertes eBanking immer aktuell zur Verfügung) kann man dann zur richtigen Zeit die Zahlungen auslösen.

RMS „verknüpft“ nun die gescannte Rechnung direkt mit der Zahlung und überträgt diese „just in time“ direkt an den Steuerberater, der hieraus dann eine Buchungserfassung in seinem Rechnungswesen-Programm erstellt (z.B. DATEV). Bei Rückfragen hat der Steuerberater per Klick die Rechnung auf seinem Bildschirm.

Zahlungsvorschlagsliste:

  • Beim Rechnungsausgang, d.h. auf der Debitorenseite ist es noch einfacher: man „druckt“ seine Ausgangsrechnungen (gleichgültig mit welchem Programm die Rechnungen erstellt werden) einfach als PDF und liest diese PDF als digitalen Datensatz in RMS ein. Hier braucht also nicht erst gescannt zu werden (obwohl das auf Wunsch natürlich auch geht).
  • Bekommen Sie Rechnungen per Mail - dann können Sie ohne Scan-Vorgang diese direkt an RMS übertragen und GoBD-konform archivieren.
  • Das in RMS enthaltene Online-Banking-Programm beinhaltet eine automatische Kontoauszugserkennung mit dem RMS autom. Zahlungseingänge mit den Ausgangs-Rechnungen verknüpft und man hat so tagesaktuelle OP- Listen.
  • SPECTRUM-RMS enthält auch ein Mahnmodul, über das man säumige Zahler tagesaktuell ohne großen Aufwand sofort mahnen kann.
  • Es lassen sich bei Sammelüberweisungen sofort Zahlungs-Avise erstellen, die man einfach per E-Mail dem Zahlungsempfänger zusendet.
  • Per Knopfdruck hat man so einen Überblick seines Cash-Flows - endlich lassen sich so auch mittelständische Betriebe betriebswirtschaftlich zeitnah managen.
  • Skonto oder sonstige Abzüge vermerkt man direkt selbst in der OP-Liste. Es sind keine OP-Abstimmungsgespräche zwischen Steuerberater und Mandant mehr nötig - es gilt nur noch die OP- Liste des Mandanten.
  • Natürlich enthält RMS auch ein Kassenprogramm um den Bargeldverkehr - natürlich mit direkter Belegverknüpfung - ordnungsgemäß zu erfassen.
  • Selbstverständlich ist SPECTRUM-RMS „SEPA-ready“. Da in RMS ein eBanking-Modul enthalten ist, entfallen auf Kundenseite auch die sonst üblichen Kosten für sonstige Bankprogramme.
  • Rechnungen nach dem deutschen ZUGFeRD-Rechnungsformat werden automatisch verarbeitet.
  • Scannen, bezahlen, archivieren - nach dieser einfachen Formel funktioniert SPECTRUM-RMS. Alle erfassten Belege (Lieferantenrechnungen, Ausgangsrechnungen, Barbelege) und Bankdaten stehen dem Kunden in einem Archiv zum Suchen und Analysieren zur Verfügung.
  • Falls gewünscht, lässt sich die Software modular um eine Kostenrechnungsfunktion erweitern.
  • Eine Volltextsuche und ein Dokumentenarchiv über das man seine Ein- und Ausgangsrechnungen effizient verwalten kann, sind weitere Optionen.
  • SPECTRUM-RMS ist Mehrplatz-fähig. Man hat z.B. im Betrieb den vollen Zugriff auf alle Belege obwohl die Ehefrau an einem Home-PC den Zahlungsverkehr macht.
  • Über Benutzerprofile können Zugriffsrechte individuell eingestellt werden.
  • Dokumente wie Versicherungs- und Leasingverträge usw. lassen sich mit RMS auch schnell zum Steuerberater übertragen. Ein klassischer Pendelordner entfällt.
  • Beliebt vor allem für Handelsvertreter oder Leute im Außendienst: die iPhone-App bzw. die Android-Smartphone-App. Hiermit lassen sich von unterwegs jederzeit Belege fotografieren (= scannen) und an SPECTRUM-RMS übertragen.
  • RMS arbeitet nach der ReSiScan-Richtlinie (rechtssicheres Scannen) und die Belege können aus steuerlicher Sicht nach den neuen GoBD-Richtlinien nach dem Einscannen vernichtet werden.

SPECTRUM RMS erfüllt alle technischen Kriterien, die für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) und den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit zur Buchführung (HGB und AO) zum revisionssicheren Archivieren gefordert sind. Dies wurde durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft IT-Audit GmbH zertifiziert und mit einem entsprechenden Testat bestätigt.

Kurzeinführung SPECTRUM-RMS

Lernen Sie den Aufbau von SPECTRUM-RMS kennen. Hier zeigen wir Ihnen die ersten Schritte wie beispielsweise das Einrichten des Scanners und den Umgang der Belege in der Thumbnailliste.

Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Sehen Sie, wie einfach das Scannen von Eingangsrechnungen ist. Lernen Sie außerdem die verschiedenen Funktionen in der Zahlungsvorschlagliste kennen und wie Sie daraus direkt Überweisungen über das integrierte Online-Banking starten.

 

 

Bearbeitung von Ausgangsrechnungen

Auch Ihre Ausgangsrechnungen können Sie in SPECTRUM-RMS verwalten. Legen Sie eine Schablone für Ihre Scans ein oder Importieren Sie die Rechnungen beispielsweise digital per PDF.

Bearbeitung von Kassenbelegen

Selbst Kassenbelege aus dem oft undeutlichen Thermopapier können Sie in SPECTRUM-RMS dauerhaft lesbar ablegen. Ein oder mehrere Kassenbücher können Sie dabei automatisch im Archiv anlegen.

 

 

Kontoauszugsbearbeitung

Statt wie in der Vergangenheit Kontoauszüge manuell mit offenen Rechnungen abzugleichen und diese entsprechend als bezahlt zu kennzeichnen, z. B. in Rechnungseingangs- und -ausgangsbüchern, bietet SPECTRUM-RMS mit dem integrierten Online-Banking eine sehr viel komfortablere Lösung.

Kurzeinführung Faktura

Nun zeigen wir Ihnen, wie schnell Sie ein Angebot erstellen können und wie Sie daraus Lieferschein und Rechnung erstellen können. Natürlich ist eine Kunden- und Artikelverwaltung vorhanden. Der Clou: Sie können damit direkt Rechnungen nach dem neuen eRechnungs-Standard ZUGFeRD" erstellen.

 

 

Ohne Mehrpreis komplettes Fakturiersystem enthalten:

 

 

Prospekt: SPECTRUM-RMS

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Bedienungsanleitung: SPECTRUM-RMS    Rechnungsmanagement-System (Mandanten-Handbuch)

PDF-Download

Bedienungsanleitung: SPECTRUM-RMS   Rechnungs-Management-System (Kontierungshandbuch)

PDF-Download

 

 


Es gibt manchmal Ideen, die fangen ganz klein an und werden richtig erfolgreiche Geschichten:

So begann es auch einmal mit dem SPECTRUM-Rechnungs-Management-System: Vor über 10 Jahren lernte SPECTRUM einen Steuerberater kennen, der zunächst für seine eigenen Mandanten selbst ein Digitalisierungsprogramm entwickelt hatte, welches mit Texterkennungs-Techniken (OCR) und ausgeklügelten Lern-Assistenten eingescannte Rechnungen vorverarbeitete - er nannte es FibuScan. Es half den Mandanten beim Zahlungsverkehr und bei der OP-Verarbeitung und übergab die gescannten Belege mit den Bezugsinformationen an den Steuerberater.

Zwischenzeitlich gibt es eine Softwarefirma, die den Support und die Weiterentwicklung professionell sicherstellt. Heute beinhaltet dieses Programm direkt eine komplette, integrierte eBanking-Verarbeitung und hilft den Mandanten (gleichgültig mit welchem Fakturier-, Warenwirtschafts- oder ERP-System er seine Rechnungen auch immer erstellt), die gesamten Belege einfach digital und effizient zu verarbeiten - wir nennen daher das Programm heute  SPECTRUM-Rechnungs-Management-System - RMS.

Dieses kaufmännische „Belegverarbeitungs-Hilfsprogramm für Unternehmen“ nutzt als permanente Datendrehscheibe zum Steuerberater natürlich das SPECTRUM-Hochsicherheits-Rechenzentrum in Düsseldorf und das Ganze ist somit eine richtig tolle Mandanten- & Steuerberater-Cloud geworden.

Wir sind stolz darauf, dass heute schon über 4.000 Mandanten mit RMS bundesweit arbeiten. Diese Unternehmen stellen jetzt arbeitsteilig „just in time“ tagtäglich die aufbereiteten Belege direkt mit den zugeordneten Bankdaten ihrem Steuerberater aktuell digitalisiert zur Verfügung, der daraus dann schnell und effizient mit seinen vorhandenen Rechnungswesen-Programmen die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Erfolgsrechnungen erstellen kann.

SPECTRUM-RMS beinhaltet außerdem kostenlos ein komplettes Fakturierprogramm (incl. kompletter ZUGFeRD-eRechnungs-Verarbeitung) und ist somit auch ein Universal-Programm für kleine Betriebe.